Ein Assessment-Bericht beschreibt Lücken je Reifedimension. Er verändert die Organisation erst, wenn aus den Lücken Maßnahmen werden, die jemand verantwortet und deren Fortschritt sich messen lässt. Dieser Beitrag beschreibt den Übergang in sechs Schritten.
Voraussetzungen
Ein dokumentierter Ist-Stand je Dimension: Prozesse, Strukturen, Kompetenzen, Kultur. Die Stellen, an denen Selbsteinschätzung und Erhebung auseinanderliegen. Ein Adressat, der über Mittel und Kapazität entscheidet, und ein Termin, zu dem der Fahrplan vorliegen muss. Im Sechs-Stufen-Vorgehensmodell ist der Fahrplan die zweite Stufe nach dem Assessment; die Erfolgsmessung als sechste Stufe wird hier bereits vorbereitet.
Schritte
Lücken je Dimension als Zielzustand beschreiben. Aus dem Bericht wird je Dimension der Abstand zwischen Ist-Stand und dem Zustand beschrieben, in dem die Organisation Nutzungsevidenz ohne externe Hilfe erhebt und in Entscheidungen nutzt. Warum: Eine Lücke ist erst dann eine Maßnahme wert, wenn sie als erreichbarer Zustand formuliert ist. Ergebnis: eine Liste von Zielzuständen je Dimension, noch ohne Maßnahmen.
Abhängigkeiten zwischen den Dimensionen markieren. Für jeden Zielzustand wird geprüft, welche andere Dimension ihn voraussetzt. Ein Entscheidungspunkt im Prozess (Prozesse) braucht eine Rolle, die das Artefakt verantwortet (Strukturen), und Personen, die es erstellen können (Kompetenzen). Warum: Maßnahmen, die eine Voraussetzung überspringen, erzeugen Prozessschritte ohne Besetzung oder Geschulte ohne Auftrag. Ergebnis: eine Reihenfolge der Zielzustände.
Maßnahmen ableiten. Je Zielzustand wird die Maßnahme benannt, die ihn herstellt: eine Prozessänderung, eine Rollenbeschreibung, ein Training mit Anwendung im laufenden Vorhaben, ein Ritual wie die Teilnahme der Führung an Sessions. Warum: Die Maßnahme ist das, was jemand tun kann; der Zielzustand ist das, woran geprüft wird. Ergebnis: eine Maßnahmenliste mit Bezug zur Dimension.
Je Maßnahme Verantwortung und Meilenstein festlegen. Wer führt sie aus, wer nimmt sie ab, bis wann liegt das Ergebnis vor. Warum: Ohne benannte Verantwortung konkurriert die Maßnahme mit dem Tagesgeschäft und verliert. Ergebnis: ein Fahrplan mit Meilensteinen, der sich in Planungsrunden einbringen lässt.
Je Meilenstein eine Messgröße bestimmen. Woran erkennt der Adressat, dass der Meilenstein erreicht ist? Bei Prozessen etwa der Anteil der Reviews, in denen das vorgesehene Artefakt vorlag. Bei Strukturen die benannte Rolle mit dokumentierter Befugnis. Bei Kompetenzen die Anwendung der Methode in einem laufenden Vorhaben, geprüft am Artefakt. Bei Kultur die Anzahl der Sessions mit Teilnahme der Führung und die Entscheidungen mit zitierter Beobachtung. Warum: Die Messgröße macht den Fahrplan später zur Grundlage der Erfolgsmessung. Ergebnis: eine Messgröße je Meilenstein und ein Ausgangswert, erhoben vor dem Start.
Fahrplan mit dem Adressaten und den Bereichen abstimmen. Der Fahrplan wird mit den Verantwortlichen der betroffenen Bereiche durchgesprochen; Reihenfolge und Aufwand werden bestätigt oder verschoben. Warum: Ein Fahrplan, den die Bereiche nicht bestätigt haben, bleibt ein Bericht. Ergebnis: ein abgestimmter Fahrplan mit Verantwortlichen, Meilensteinen und Messgrößen.
Typische Fehler
Maßnahmen direkt aus dem Bericht ableiten, ohne Zielzustände. Dann werden Lücken mit Trainings gefüllt, weil Trainings am leichtesten zu beauftragen sind.
Alle Dimensionen gleichzeitig angehen. Die Kapazität reicht meist für eine Sequenz, und die Abhängigkeiten geben die Reihenfolge vor.
Messgrößen erst nach dem Start festlegen. Dann fehlt die Ausgangsmessung, und der Fortschritt lässt sich später keiner Maßnahme zuordnen.
Den Fahrplan nur im UX-Bereich abstimmen. Prozesse und Strukturen liegen in der Verantwortung anderer Bereiche.
Zielzustände als Wunschbild formulieren, das die Organisation in einem Planungszeitraum nicht erreicht. Ein Zielzustand beschreibt den nächsten prüfbaren Schritt; den übernächsten beschreibt der nächste Fahrplan.
Ergebnis
Am Ende liegt ein Fahrplan vor, der je Maßnahme die Dimension, die Verantwortung, den Meilenstein und die Messgröße nennt, dazu die Ausgangswerte. Er ist die Grundlage für Budgetanträge und für die Erfolgsmessung als sechste Stufe des Vorgehensmodells. Ob er im Planungsprozess entscheidbar ist, hängt von den Angaben zu Aufwand und Reihenfolge ab; das beschreibt der Beitrag zum Fahrplan im Budgetzyklus.