Ein Interimsmandat endet, wenn interne Strukturen die Aufgaben übernehmen können. Ob das der Fall ist, lässt sich nur prüfen, wenn die Kriterien dafür im Auftrag stehen: besetzte Rollen, dokumentierte Prozesse, laufende Rituale, verfügbare Methodenkompetenz. Der Beitrag beschreibt, wie diese Kriterien festgehalten werden, damit Auftraggeber den Aufbau von Beginn an prüfen können.
Voraussetzungen
Eine Entscheidung über die Einsatzlage: Aufbau, Übergangsphase oder strategische Initiative. Ein Auftraggeber in der Linie, der die Übergabe abnimmt. Ein Assessment-Ergebnis oder zumindest eine Beschreibung des Ist-Stands je Reifedimension, damit die Kriterien einen Ausgangswert haben.
Schritte
Zielzustand je Kriterium beschreiben. Für jedes der vier Kriterien wird der Zustand formuliert, in dem die Organisation die Aufgabe ohne das Mandat erfüllt. Besetzte Rollen: welche Rollen, mit welcher Beschreibung und Befugnis. Dokumentierte Prozesse: welche Entscheidungspunkte mit welchen Artefakten. Laufende Rituale: welche Reviews und Sessions in welchem Rhythmus. Verfügbare Methodenkompetenz: welche Methoden von welchen Rollen im laufenden Vorhaben angewendet werden. Warum: Ein Kriterium ohne Zielzustand lässt sich nicht abnehmen. Ergebnis: vier Zielzustände im Auftrag.
Ausgangswert je Kriterium festhalten. Was davon liegt heute vor. Warum: Der Fortschritt wird am Abstand zum Ausgangswert gemessen; ohne ihn ist jede Zwischenprüfung eine Einschätzung. Ergebnis: eine Zeile je Kriterium mit dem Stand bei Mandatsbeginn.
Prüfbare Messgröße je Kriterium bestimmen. Besetzte Rollen: Anzahl besetzter gegenüber vorgesehenen Rollen. Prozesse: Anteil der Vorhaben, die den Entscheidungspunkt mit Artefakt passiert haben. Rituale: stattgefundene gegenüber geplanten Terminen, mit Teilnahme der vorgesehenen Ebenen. Kompetenz: Methoden, die von internen Rollen ohne Begleitung angewendet wurden. Warum: Die Messgröße ersetzt die Frage „Läuft es?" durch einen Wert mit Quelle. Ergebnis: ein Messblatt je Kriterium.
Zwischenprüfungen terminieren. In welchem Rhythmus Auftraggeber und Mandat den Stand je Kriterium prüfen, orientiert am Berichtsrhythmus des Hauses. Warum: Eine Prüfung erst am Ende zeigt zu spät, wenn ein Kriterium nicht vorankommt. Ergebnis: Prüftermine im Auftrag mit Teilnehmenden, darunter die Rollen, die später übernehmen.
Verantwortung für die Übernahme benennen. Wer auf Seiten der Organisation die Rollen besetzt, die Prozesse in Kraft setzt und die Rituale nach der Übergabe leitet. Warum: Das Mandat kann vorbereiten; die Übernahme entscheidet die Linie. Ohne benannte Verantwortung bleibt das Mandat Inhaber der Aufgaben. Ergebnis: je Kriterium eine übernehmende Rolle in der Linie.
Regel für Nichterreichen festlegen. Was geschieht, wenn ein Kriterium zum vorgesehenen Zeitpunkt nicht erreicht ist: Verlängerung mit Begründung, Übergabe mit dokumentierter Lücke oder Anpassung des Zielzustands. Warum: Ohne Regel wird die Verlängerung zum Normalfall. Ergebnis: eine Regel im Auftrag, die vor der ersten Zwischenprüfung gilt.
Übergabeprotokoll als Form vorgeben. Welches Dokument am Ende den Stand je Kriterium, die offenen Punkte und die übernehmenden Rollen nennt. Warum: Das Protokoll ist die Abnahme; wer seine Form kennt, arbeitet vom ersten Tag darauf hin. Ergebnis: eine Vorlage, die bei jeder Zwischenprüfung fortgeschrieben wird.
Typische Fehler
Das Mandat als Kapazität einkaufen, ohne Zielzustand. Dann leistet es Betrieb, und der Aufbau bleibt Nebensache.
Die Kriterien erst gegen Ende formulieren. Die Ausgangswerte fehlen dann, und der Fortschritt lässt sich nicht zeigen.
Kompetenz an der Trainingsteilnahme messen. Das Kriterium ist die Anwendung im laufenden Vorhaben ohne Begleitung.
Die übernehmende Rolle offen lassen. Das Mandat wird dann verlängert, weil niemand da ist, der übernimmt.
Zwischenprüfungen als Statusbericht des Mandats führen. Sie sind die Prüfung des Auftraggebers; er stellt die Fragen und liest die Messblätter.
Ergebnis
Ein Auftrag, der je Kriterium Zielzustand, Ausgangswert, Messgröße, Prüftermine, übernehmende Rolle und die Regel bei Nichterreichen enthält. Auftraggeber prüfen damit bei jeder Zwischenprüfung, ob der Aufbau vorangeht, und das Mandat endet an einem Stand, der dokumentiert ist. Das ist die Bedingung für den Satz, den wir als Ziel jeder Zusammenarbeit nennen: „Ihr Team kann es danach selbst."