Bevor eine Prüfung der Korrespondenz beauftragt wird, muss feststehen, welche Dokumente in welchem Kanal geprüft werden und in welcher Reihenfolge. Diese Checkliste führt durch die Bestandsaufnahme. Das Ergebnis ist ein Prüfplan, der sich beauftragen und im Haus abstimmen lässt.
Einordnung
Die Korrespondenz einer Organisation entsteht in mehreren Systemen und verlässt das Haus über mehrere Kanäle. Eine Prüfung mit Nutzenden assistiver Technologien braucht deshalb vorab eine Liste: Welche Dokumenttypen gibt es, woher kommen sie, wohin gehen sie, wer liest sie mit welcher Technologie, und was passiert, wenn das Lesen scheitert. Die folgenden Punkte lassen sich in der Regel mit Output-Management, Kundenservice und dem Team für Zugänglichkeit gemeinsam beantworten.
Checkliste
Inventar der Dokumenttypen angelegt. Bescheide, Policen, Formulare, E-Mails, Rechnungen, Mahnungen, Informationsschreiben und Vertragsunterlagen stehen mit Namen in einer Liste, weil eine Prüfung nur beauftragt werden kann, was benannt ist.
Erzeugendes System je Dokumenttyp notiert. Output-Management, Kampagnensystem, Fachanwendung oder Textverarbeitung im Fachbereich: Das System bestimmt, wo eine Korrektur eingebaut wird.
Vorlage und Verantwortliche je Dokumenttyp benannt. Ein Befund braucht eine Person, die die Vorlage ändern darf.
Ausgabekanal je Dokumenttyp erfasst. Portal, E-Mail-Anhang, Digitalpost und Druck verhalten sich unterschiedlich, deshalb wird je Kanal geprüft.
Nutzergruppen mit assistiven Technologien beschrieben. Screenreader, Vergrößerung und Sprachsteuerung sind der Kern; weitere Technologien ergeben sich aus dem Nutzungskontext Ihrer Kundinnen und Kunden.
Aufgabe je Dokumenttyp formuliert. Einen Bescheid verstehen und die Frist erkennen, ein Formular ausfüllen und absenden, eine Police prüfen: Die Aufgabe ist der Maßstab für Effektivität und Effizienz nach ISO 9241-11.
Reichweite je Dokumenttyp aus dem Output-Management geholt. Die Stückzahl je Zeitraum ordnet die Dokumenttypen nach der Zahl der Menschen, die ein Mangel erreicht.
Folgen eines Abbruchs je Dokumenttyp beschrieben. Versäumte Frist, nicht abgeschlossener Vertrag, Anruf im Service oder Beschwerde: Die Folge bestimmt den Schweregrad, den ein Befund später erhält.
Prüfreihenfolge nach Reichweite und Folgen festgelegt. Dokumente mit hoher Reichweite und schweren Folgen werden zuerst geprüft, weil dort die Wirkung einer Korrektur am größten ist.
Vorliegende Prüfungen und Beschwerden gesammelt. Werkzeugprüfungen, Prüfberichte und Beschwerden über den Feedback-Mechanismus zeigen, wo bereits Befunde bekannt sind.
Nächste geplante Vorlagenänderung je Dokumenttyp notiert. Eine Prüfung kurz vor einer Änderung prüft einen Stand, der bald nicht mehr gilt.
Umfang der ersten Prüfung festgelegt. Das Einstiegsprodukt umfasst zwei Dokumenttypen mit Nachprüfung; welche zwei, ergibt sich aus der Prüfreihenfolge.
Rechtliche Einordnung an die Rechtsabteilung gegeben. Ob und wie das BFSG für Ihr Angebot gilt, klärt die Rechtsabteilung; der Prüfplan nimmt diese Einordnung auf, ohne sie selbst zu treffen.
Was ohne diese Angaben fehlt
Ohne Inventar und Erzeugungsweg lässt sich ein Befund keiner Vorlage zuordnen, und die Korrektur bleibt liegen. Ohne Aufgabe je Dokumenttyp gibt es keinen Maßstab für den Test, und die Sitzung endet in allgemeinen Eindrücken. Ohne Reichweite und Folgen fehlt die Reihenfolge, und die erste Prüfung trifft ein Dokument, das wenige Menschen erreicht. Mit den Angaben liegt ein Prüfplan vor, der zwei Dokumenttypen, ihre Kanäle, die Nutzergruppen und die Aufgaben benennt und der sich beauftragen lässt.