Bevor jemand prüft, ob ein Angebot den Anforderungen an Zugänglichkeit entspricht, braucht es eine vollständige Liste der Angebote. In den meisten Organisationen existiert diese Liste nicht, weil Anwendungen, Portale, Dokumente und eingebettete Fremdkomponenten in verschiedenen Abteilungen entstehen. Dieses How-to beschreibt, wie ein Team die Liste in einem Durchgang erstellt und je Eintrag eine verantwortliche Rolle benennt.
Voraussetzungen
Sie brauchen eine Person, die die Inventur verantwortet, und Zugang zu den Stellen, die digitale Angebote betreiben: Produktmanagement, IT-Betrieb, Kundenservice, Output-Management, Marketing und Einkauf. Sie brauchen außerdem eine Tabelle mit festen Spalten, damit jeder Eintrag dieselben Angaben enthält. Juristisches Wissen ist für die Inventur nicht nötig; sie ist die Grundlage, auf der die Rechtsabteilung später arbeitet.
Schritt 1: Spalten festlegen
Was: Legen Sie die Angaben je Eintrag fest, bevor Sie den ersten Eintrag anlegen. Bewährt haben sich: Name des Angebots, Typ (Anwendung, Portal, App, Dokumenttyp, Fremdkomponente), Zweck, Nutzergruppen, Kanal, erzeugendes oder betreibendes System, verantwortliche Rolle für Änderungen, verantwortliche Rolle für Abnahme, Lieferant, vorhandene Prüfungen mit Datum.
Warum: Ohne feste Spalten liefert jede Abteilung eine andere Beschreibung, und die Einträge lassen sich am Ende nicht vergleichen.
Ergebnis: eine leere Tabelle mit Spaltenköpfen, die alle Beteiligten kennen.
Schritt 2: Anwendungen und Portale erfassen
Was: Gehen Sie mit Produktmanagement und IT-Betrieb die Systeme durch, die Kundinnen, Kunden, Beschäftigte oder Partner bedienen. Nehmen Sie jedes Angebot mit eigener Adresse, eigener Anmeldung oder eigenem Store-Eintrag als Eintrag auf.
Warum: Anwendungen sind der Teil des Bestands, den die Organisation am besten kennt. Sie sind der Einstieg, an dem sich das Vorgehen einspielt.
Ergebnis: die Einträge für Web-Anwendungen, Apps und Portale, je mit verantwortlicher Rolle.
Schritt 3: Dokumente und Korrespondenz erfassen
Was: Gehen Sie mit Kundenservice und Output-Management die Dokumenttypen durch, die die Organisation erzeugt und versendet: E-Mails, PDFs, Formulare, Bescheide, Policen, Rechnungen. Erfassen Sie je Dokumenttyp das erzeugende System, die Vorlage und den Ausgabekanal.
Warum: Korrespondenz entsteht aus Vorlagen und Massendruck und taucht in keiner Produktliste auf. Sie ist bei vielen Organisationen der Teil des Bestands mit der größten Reichweite und wird bei Prüfungen am häufigsten übersehen.
Ergebnis: die Einträge für Dokumenttypen, je mit Vorlage, System und verantwortlicher Rolle für die Vorlagenpflege.
Schritt 4: Fremdkomponenten zuordnen
Was: Gehen Sie je Anwendung und Portal die eingebetteten Komponenten von Dritten durch: Chat-Widgets, Bezahlstrecken, Kartenansichten, Dokumentbetrachter, Terminbuchung, Video-Player, Consent-Banner. Erfassen Sie je Komponente den Lieferanten, den Vertrag und die Stelle, an der sie in der Oberfläche erscheint.
Warum: Die Nutzenden bedienen das Angebot als eine Oberfläche. Eine Komponente, die mit Sprachausgabe nicht bedienbar ist, bricht die Aufgabe ab, gleich wer sie liefert. Die Zuordnung zeigt, wo Änderungen im Haus möglich sind und wo sie über den Lieferanten laufen.
Ergebnis: die Einträge für Fremdkomponenten, je verknüpft mit dem Angebot, in dem sie vorkommen, und mit dem Einkauf als Ansprechstelle für den Vertrag.
Schritt 5: Verantwortliche Rollen bestätigen
Was: Legen Sie jeder benannten Rolle ihre Einträge vor und lassen Sie bestätigen, dass sie Änderungen entscheiden und abnehmen kann. Wo eine Rolle das verneint, suchen Sie die richtige Stelle, bevor Sie weitergehen.
Warum: Ein Eintrag ohne bestätigte Zuständigkeit bleibt bei der ersten Prüfung liegen, weil niemand die Befunde annimmt.
Ergebnis: eine Tabelle, in der jeder Eintrag eine Rolle hat, die der Zuständigkeit zugestimmt hat.
Schritt 6: Vorhandene Prüfungen eintragen
Was: Ergänzen Sie je Eintrag, welche Prüfungen zur Zugänglichkeit vorliegen, mit Umfang, Methode, Datum und geprüftem Stand. Unterscheiden Sie automatisierte Prüfung, Expert Evaluation und Test mit Nutzenden assistiver Technologien.
Warum: Ein Prüfergebnis gilt für einen Umfang zu einem Zeitpunkt. Die Angaben zeigen, welche Einträge einen Ausgangswert haben und welche noch nie geprüft wurden.
Ergebnis: eine Inventur, aus der sich eine Prüfreihenfolge ableiten lässt.
Typische Fehler
Die Inventur wird beim Produktmanagement allein erhoben. Dann fehlen Korrespondenz und Fremdkomponenten, weil sie dort nicht bekannt sind.
Einträge werden nach Systemen geschnitten statt nach Angeboten. Ein Kundenportal auf drei Systemen ist für die Nutzenden ein Angebot und gehört als ein Eintrag mit drei Systemen in die Tabelle.
Zuständigkeiten werden eingetragen, ohne die Rolle zu fragen. Bei der ersten Prüfung stellt sich heraus, dass die eingetragene Person keine Änderungen entscheiden kann.
Die Inventur wird als einmaliges Dokument abgelegt. Jedes neue Angebot, jede neue Vorlage und jeder neue Lieferant verändert den Bestand; die Tabelle braucht eine Rolle, die sie pflegt.
Ergebnis
Am Ende liegt eine Tabelle vor, in der jedes digitale Angebot der Organisation mit Typ, Nutzergruppen, System, Lieferant, verantwortlicher Rolle und Prüfstand steht. Die Rechtsabteilung kann auf dieser Grundlage beurteilen, ob und wie Regelwerke wie das BFSG für die einzelnen Einträge gelten; diese Beurteilung bleibt bei ihr. Das Team kann parallel die Prüfreihenfolge festlegen: zuerst die Einträge mit Beschwerden, dann die mit hoher Reichweite und ohne Prüfung, dann der Rest.