Wo Vorlagen entstehen und wer sie freigibt, entscheidet über Tausende Dokumente. Eine Freigabe im Output-Management prüft Fachlichkeit, Rechtstexte und Gestaltung. Zugänglichkeit fehlt in den meisten Freigaben als Kriterium. Der Beitrag beschreibt, wie das Kriterium formuliert wird, welches Prüfverfahren dazugehört und wer es verantwortet.
Ausgangslage
Bescheide, Policen, Formulare und Serien-E-Mails werden aus Vorlagen erzeugt. Eine Vorlage durchläuft vor der Nutzung eine Freigabe: Der Fachbereich bestätigt den Inhalt, die Rechtsabteilung die Pflichttexte, das Marketing die Gestaltung nach Corporate Design. In unseren Projekten finden wir in dieser Freigabe selten ein Kriterium für Zugänglichkeit. Die Folge: Ein Mangel in der Vorlage, etwa eine Lesereihenfolge, die die Fußzeile vor den Textkörper setzt, wird mit jeder Freigabe erneut in die Produktion gegeben und erreicht jedes Dokument aus dieser Vorlage.
Die Prüfung mit Nutzenden assistiver Technologien findet den Mangel, wenn sie stattfindet. Sie findet ihn nach der Freigabe, am erzeugten Dokument. Das Freigabekriterium verlagert die Prüfung vor die Produktion, dorthin, wo die Korrektur am wenigsten kostet.
Das Kriterium als prüfbare Nutzungsanforderung formulieren
„Die Vorlage ist barrierefrei" lässt sich in einer Freigabe nicht abnehmen, weil niemand weiß, woran. Ein Kriterium nach ISO 9241-210 nennt eine Nutzergruppe, eine Aufgabe und ein erwartetes Ergebnis. Für einen Leistungsbescheid lautet es zum Beispiel: Eine Kundin, die einen Screenreader benutzt, erkennt aus dem erzeugten PDF im Portal den erstatteten Betrag und die Widerspruchsfrist, ohne die Tabellennavigation zu verlassen oder das Dokument mehrfach zu lesen. Für ein Formular: Ein Kunde, der Sprachsteuerung benutzt, füllt alle Pflichtfelder über ihre sichtbaren Bezeichnungen aus und sendet das Formular ab.
Solche Formulierungen entstehen aus den Aufgaben der ersten Prüfung. Jeder Dokumenttyp bekommt eine bis drei Anforderungen, und die Freigabe fragt je Anforderung, ob sie erfüllt ist. Wie Anforderungen dieser Art entstehen, beschreibt `nutzungsanforderungen-pruefbar-formulieren` in TB-06-04.
Das Prüfverfahren je Kriterium zuordnen
Ein Kriterium ohne Prüfverfahren wird in der Freigabe abgehakt. Wir ordnen deshalb jedem Kriterium zu, wie es geprüft wird und von wem. Die Werkzeugprüfung übernimmt die technischen Merkmale der Vorlage: Tags, Kontraste, Alternativtexte, Feldattribute. Der Selbsttest mit Screenreader durch das Vorlagenteam übernimmt Lesereihenfolge und Beschriftungssinn am erzeugten Dokument, mit einer kurzen Anleitung, die wir in der ersten Prüfung gemeinsam erstellen. Der Test mit Nutzenden assistiver Technologien übernimmt neue Dokumenttypen, grundlegend geänderte Vorlagen und die Nachprüfung, weil hier Kompensationsverhalten und Aufwand zu beobachten sind, die kein Selbsttest zeigt.
Für die Freigabe heißt das: Eine geänderte Vorlage braucht mindestens Werkzeugprüfung und Selbsttest. Eine neue Vorlage oder ein Systemwechsel braucht den Test mit Nutzenden, siehe `pruefrhythmus-je-release`.
Die Rolle benennen
Ein Kriterium braucht eine Person, die es abnimmt. In den Häusern, mit denen wir arbeiten, ist das entweder eine Rolle im Output-Management, die den Selbsttest durchführt, oder die Verantwortliche für Zugänglichkeit, die den Bericht der Prüfung mit Nutzenden freigibt. Die Rolle steht in der Freigabematrix neben Fachbereich, Recht und Marketing, mit demselben Gewicht: Ohne ihre Freigabe geht die Vorlage nicht in Produktion. Wer die Rolle nicht benennt, bekommt ein Kriterium, das in der ersten Terminkollision entfällt.
Den Zeitpunkt festlegen
Das Kriterium wirkt, wenn es vor der Produktion geprüft wird, am erzeugten Testdokument aus dem Zielsystem. Ein Test an der Vorlage im Editor reicht nicht, weil der Ausgabeweg Tags verändern kann. Wir legen den Prüfzeitpunkt deshalb hinter die technische Erzeugung und vor die fachliche Endfreigabe. Befunde gehen zurück an das Vorlagenteam, blockierende Befunde halten die Freigabe an. Für Befunde ohne blockierende Wirkung erlaubt die Freigabe eine dokumentierte Ausnahme mit Frist; die Nachprüfung zum Fristende prüft, ob die Korrektur eingebaut wurde, und schließt die Ausnahme.
Grenzen
Das Freigabekriterium gilt für Vorlagen, die durch die Freigabe laufen. Dokumente, die im Fachbereich mit Textverarbeitung entstehen, erreicht es nicht; dafür braucht es ein Inventar. Es ersetzt keine Rechtsauskunft: Ob und wie das BFSG für Ihre Korrespondenz gilt, klärt die Rechtsabteilung, und das Kriterium nimmt diese Einordnung auf. Den Test mit Nutzenden ersetzt es nicht; es legt fest, wann er stattfindet.
Was danach vorliegt
Nach der Einführung liegen vor: eine bis drei prüfbare Anforderungen je Dokumenttyp, ein Prüfverfahren je Anforderung mit Zuständigkeit, eine Anleitung für den Selbsttest im Vorlagenteam, ein Eintrag in der Freigabematrix mit Prüfzeitpunkt und die Regel, welche Änderung den Test mit Nutzenden auslöst. Ihr Team kann es danach selbst. Wie dieselbe Logik in Design System und Definition of Done für Portal und App verankert wird, beschreibt TB-06-04.