Maßnahmen ohne zugeordnete Rolle bleiben in der Linie liegen, sobald das Tagesgeschäft Vorrang hat. Ein HCRD-Fahrplan benennt deshalb für jede Maßnahme und jeden Meilenstein eine Verantwortliche, vom Sponsor auf Leitungsebene bis zur operativen Steuerung. Der Beitrag beschreibt, welche Rollen ein Fahrplan braucht und wie die Übergabe an interne Verantwortung von Beginn an vorbereitet wird.
Ausgangslage
Ein Fahrplan aus dem Reifegrad-Assessment enthält Zielstufen, Maßnahmen, Meilensteine und Termine. In der Umsetzung entscheidet ein weiteres Feld darüber, ob er läuft: die Spalte mit der verantwortlichen Rolle. Aus der Begleitung von Organisationen kennen wir den Verlauf ohne diese Spalte. Die Maßnahmen werden in der ersten Runde begrüßt, in der zweiten nachgefragt und in der dritten vertagt, weil in der Zwischenzeit ein Release Vorrang hatte und niemand die Maßnahme als seine verstanden hat.
Ein Fahrplan braucht vier Rollen. Sie sind die vollständige Menge der Ebenen, auf denen ein Fahrplan getragen, gesteuert, umgesetzt und nachgehalten wird.
Der Sponsor auf Leitungsebene entscheidet über Ressourcen und Konflikte
Die Sponsorin oder der Sponsor sitzt in der Runde, in der über Budget und Prioritäten entschieden wird. Diese Rolle verantwortet den Fahrplan als Ganzes, entscheidet bei Konflikten zwischen Fahrplan und Tagesgeschäft und bringt den Fortschritt in die Steuerungsrunde ein.
Ohne diese Rolle hat der Fahrplan keine Stimme dort, wo über seine Ressourcen entschieden wird. Die Maßnahmen konkurrieren dann in jeder Budgetrunde neu mit Produktvorhaben, und sie verlieren, weil ihr Nutzen später sichtbar wird als der eines Releases.
Die Fahrplanverantwortung steuert Reihenfolge und Fortschritt
Eine Rolle unterhalb der Sponsorin hält den Fahrplan zusammen: eine Transformationsverantwortliche, eine Programmleitung oder die Leitung des Bereichs, in dem Research und Design angesiedelt sind. Sie verantwortet die Reihenfolge der Maßnahmen, prüft die Meilensteine gegen ihre Kennzahl und bereitet den Fortschrittsbericht für die Sponsorin vor.
Diese Rolle braucht keine Fachkompetenz in Research. Sie braucht Zugang zu den Linienverantwortlichen und ein Mandat, Fortschritt einzufordern.
Die Maßnahmenverantwortlichen in der Linie setzen um
Jede Maßnahme liegt bei der Rolle, in deren Bereich sie wirkt. Drei Beispiele: Ein Gate-Kriterium zur Gebrauchstauglichkeit liegt bei der Entwicklungsleitung, die das Gate verantwortet. Eine Rollenbeschreibung mit Mandat liegt bei der Bereichsleitung, die die Rolle einrichtet. Ein Weiterbildungsplan liegt bei der Personalentwicklung mit der Leitung des Research-Teams.
Der Grund für die Zuordnung in die Linie: Eine Maßnahme, die das UX-Team für einen anderen Bereich umsetzt, wird dort als fremde Anforderung wahrgenommen. Eine Maßnahme, die der Bereich selbst verantwortet, wird in seine Planung aufgenommen.
Die operative Steuerung hält den Fortschritt zwischen den Runden
Zwischen zwei Steuerungsrunden braucht der Fahrplan eine Rolle, die den Stand kennt, Hindernisse früh sieht und mit den Maßnahmenverantwortlichen arbeitet. In Organisationen mit einer eingeführten UX-Leitung ist das diese Rolle. Wo sie fehlt oder gerade aufgebaut wird, übernehmen wir sie zeitweise als Interims-Management, mit dem Ziel, sie an eine interne Person zu übergeben.
Die Übergabe an interne Verantwortung beginnt am ersten Tag
Der Fahrplan ist ein Vorhaben der Organisation, nicht der Beratung. Auf unserer Website steht dazu: „Ihr Team kann es danach selbst." Für die Rollen im Fahrplan heißt das: Jede Rolle, die wir zeitweise ausfüllen, hat von Beginn an eine benannte interne Nachfolge. Die operative Steuerung wird im Tandem geführt, bis die interne Person die Runde allein bestreitet. Fortschrittsberichte werden von der internen Person vorgestellt, mit uns im Hintergrund. Die Vorlagen, Kennzahlen und Entscheidungsprotokolle liegen in den Systemen der Organisation.
Das Kriterium für die Übergabe ist prüfbar: Die interne Rolle hat einen Meilenstein eigenständig bis zur Steuerungsrunde geführt.
Grenzen
Die Rollen lassen sich in kleinen Organisationen zusammenlegen; Sponsorin und Fahrplanverantwortung können eine Person sein. Was sich nicht zusammenlegen lässt, ist Sponsorin und Maßnahmenverantwortung in der Linie, weil dann Konflikte zwischen Fahrplan und Tagesgeschäft bei derselben Person landen und regelmäßig zugunsten des Tagesgeschäfts ausgehen.
Ein Fahrplan mit vollständig besetzten Rollen ist keine Garantie für Fortschritt. Er stellt sicher, dass ein Stillstand einen Namen hat und in der Steuerungsrunde besprochen werden kann.
Was danach vorliegt
Nach der Rollenzuordnung liegt der Fahrplan als Tabelle vor: je Maßnahme die Verantwortliche in der Linie, je Meilenstein Kennzahl, Termin und die Rolle, die den Meilenstein prüft, dazu Sponsorin, Fahrplanverantwortung und operative Steuerung mit Namen. Für jede Rolle, die zeitweise extern besetzt ist, steht die interne Nachfolge und das Kriterium für die Übergabe.