Bevor im Feld eine Kamera läuft, ein Mitschnitt beginnt oder ein Stream für das Produktteam geöffnet wird, muss die Einwilligung vorliegen, und zwar für jeden dieser Schritte einzeln. Die Checkliste fasst zusammen, was eine Einwilligung für Feldstudien und Panels regelt und was ohne die jeweilige Angabe nicht verwendet werden darf. Sie ersetzt keine rechtliche Prüfung.
Einordnung
Die Einwilligung bestimmt, welches Material am Ende einer Studie vorliegt und wer es sehen darf. Sie wird vor Ort eingeholt, in der Sprache der Teilnehmenden, vor der ersten Aufnahme, und sie wird dokumentiert. Die Datenschutz-Grundverordnung ist der Rahmen für die Erhebung personenbezogener Daten in Feld und Panel. Ob und wie sie für Ihre Studie gilt und welche Form die Einwilligung braucht, klären die Datenschutzbeauftragten und die Rechtsabteilung Ihres Hauses. Die Checkliste nennt die Inhalte, die aus unserer Praxis in jede Einwilligung gehören.
Inhalt der Einwilligung
Zweck der Erhebung, in einem Satz, den Teilnehmende ohne Vorwissen verstehen. Ohne benannten Zweck ist unklar, wofür das Material verwendet werden darf.
Umfang, getrennt nach Art des Materials: schriftliche Notizen, Fotos, Video, Ton, Bildschirmaufzeichnung, Live-Streaming ohne Aufzeichnung. Ohne Trennung deckt eine Zustimmung zu Notizen keine Kamera, und eine Zustimmung zur Aufzeichnung kein Streaming.
Wer live zuschaut, wenn gestreamt wird, und dass der Stream nicht aufgezeichnet wird, falls das so vereinbart ist. Ohne diese Angabe darf das Produktteam nicht zusehen.
Speicherdauer je Materialart und der Zeitpunkt der Löschung. Ohne Speicherdauer ist unklar, wann das Material gelöscht werden muss, und es bleibt liegen.
Weitergabe an das Kundenteam: welches Material (Videoausschnitte, Tonausschnitte, Zitate, Fotos), an wen, in welcher Form (anonymisiert oder mit Bild und Stimme). Ohne Weitergaberegel bleibt das Material bei leefs, und der Bericht enthält keine Ausschnitte.
Anonymisierung: was aus dem Material entfernt oder unkenntlich gemacht wird (Name, Gesicht, Betrieb, Kennzeichen, Bildschirmdaten). Ohne Regel entscheidet die Auswertung von Fall zu Fall, und das ist nicht nachvollziehbar.
Widerruf: dass die Einwilligung jederzeit widerrufen werden kann, an wen der Widerruf geht und was dann mit dem bereits erhobenen Material geschieht. Ohne Widerrufsregel wissen Teilnehmende nicht, wie sie aussteigen, und das Material nach einem Widerruf ist nicht handhabbar.
Freiwilligkeit und der Hinweis, dass eine Ablehnung keine Nachteile hat, insbesondere bei internen Nutzergruppen und bei Kundinnen und Kunden des Auftraggebers. Ohne diesen Hinweis ist die Einwilligung angreifbar.
Aufwandsentschädigung und dass sie unabhängig von Verlauf und Widerruf gezahlt wird. Ohne diese Angabe entsteht Druck, die Sitzung zu Ende zu führen.
Dritte im Bild und im Ton
Regelung für Personen, die in Bild oder Ton geraten können, ohne Teil der Studie zu sein: Kolleginnen und Kollegen, Kundschaft, Familienangehörige oder Besuch auf dem Betrieb. Ohne Regelung muss das Material geschnitten oder verworfen werden.
Regelung für Bildschirme, Dokumente und Anzeigen mit personenbezogenen oder vertraulichen Daten Dritter, etwa Kundendaten in einer Fachanwendung. Ohne Regelung darf der Bildschirm nicht aufgezeichnet werden.
Regelung für Kennzeichen, Betriebsschilder, Ortsangaben und Gebäude, die einen Betrieb identifizieren. Ohne Regelung ist das Material nicht anonymisiert, auch wenn kein Name fällt.
Panel-Einwilligung
Eine eigene Einwilligung für die Aufnahme in ein Panel und für weitere Ansprachen, getrennt von der Studieneinwilligung, mit gespeicherten Merkmalen, Speicherdauer und Widerruf. Ohne eigene Einwilligung darf die Person nach der Studie nicht erneut angesprochen werden.
Dokumentation
Die unterschriebene oder anders dokumentierte Einwilligung je Person, mit Datum und Version des Textes, getrennt von den Studiendaten aufbewahrt. Ohne Dokumentation lässt sich später nicht nachweisen, was gedeckt war.
Ein Vermerk im Protokoll, welche Materialarten für diese Person freigegeben sind. Ohne Vermerk muss die Auswertung für jeden Ausschnitt die Einwilligung nachschlagen.
Was ohne die Angaben fehlt
Ohne getrennten Umfang darf die Kamera nicht laufen, auch wenn Notizen erlaubt sind. Ohne Weitergaberegel erhält das Produktteam einen Bericht ohne Videoausschnitte und ohne Zitate. Ohne Regelung für Dritte wird Material verworfen, das aufschlussreich war. Ohne Panel-Einwilligung endet der Zugang zur Person mit der Studie. Und ohne Prüfung durch die Datenschutzbeauftragten Ihres Hauses bleibt offen, ob die Einwilligung in Ihrem Kontext ausreicht.